Нормирование расходов на ГСМ
Налоговый кодекс РФ не содержит каких-либо требований, указывающих на необходимость производить нормирование топлива при использовании автотранспорта. Представлено только одно непременное условие: на все израсходованное топливо должны быть представлены путевые листы, подтверждающие целевое использование денег. Вид путевых листов есть разработанная законодательно, но никто не мешает использовать свою при условии, что в ней есть все графы установленные Приказом Минтранса РФ №152 от 18.09.2008 года.
Ныне действующая редакция НК РФ не включает никакие положения, в соответствии с которыми предприятия были бы обязаны вводить нормирование ГСМ при работе на «упрощенке». Налогоплательщик имеет право самостоятельно ввести нормирование, но делать это не обязан. В качестве ссылки следует использовать нормативные документы:
Письмо Минфина №03-03-06/1/2875 от 27.01.2014;
Письмо Минфина №03-03-06/01/20097 от 03.06.2013.
Приоритет в решении вопроса о вводе нормирования ГСМ отдан организациям и предпринимателям. Им дано право устанавливать нормы расхода, исходя из собственных данных о расходе и информации, обозначенной в ПТС. В виде дополнительного источника информации можно применять нормы расхода ГСМ, обозначенные в Распоряжении Минтранса РФ №АМ-23-р от 14.03.2008. Но на данный документ обязаны обращать внимание лишь компании, у которых автоперевозки являются приоритетным видом деятельности. Для остальных данный документ - только для ознакомления.
Какие документы необходимы для организации учета ГСМ для предприятий, работающих на УСН?
Перечень документов будет зависеть от типа автомобиля и его принадлежности:
1. наиболее распространенный вариант: компания использует машины, находящиеся в ее собственности. Основанием для принятия на затраты расходов на приобретение ГСМ по статье «расходы на содержание служебного транспорта» будет ст. 346.16 НК РФ в части пункта 1 подпункта 12;
2. использование персонального автомобиля ИП в деятельности, направленной на извлечение прибыли. Закон не запрещает ИП использовать свое личное имущество с этой целью. Если предприниматель работает с использованием УСН, то имеет законное право принять расходы на ГСМ к зачету по статье «расходы на содержание служебного транспорта» в соответствии со ст. 346.16 НК РФ в части пункта 1 подпункта 12;
И для первого, и для второго случая необходимо подтвердить документально затраты на ГСМ. Это могут быть накладные, платежные поручения при оплате по безналичному расчету, товарные и кассовые чеки, оформленные должным образом. Главное: предприятие или ИП должно доказать, что расходы были совершены фактически. Если все документы, подтверждающие траты на руках, то их можно включать в книгу учета доходов и расходов.
Особо стоит остановиться на затратах на ремонт или ТО транспорта. Для решения этого вопроса нужно обратить пристальное внимание на ст. 254 НК РФ в части пункта 1 подпункта 6. И данная статья говорит о том, что при наличии документов, подтверждающих оплату услуг, данные расходы могут быть приняты к зачету.
Если автомобиль приходилось ремонтировать, есть документы, подтверждающие этот факт, то ст. 346.16 НК РФ в части пункта 1 подпункта 3 разрешает принимать данные расходы к зачету.
Стоит рассмотреть еще одну ситуацию использования транспорта: аренду машины, принадлежащей сотруднику компании. В этом случае можно пользоваться всеми теми же правилами, что и для собственного транспорта компании с несколькими ограничениями:
Должен быть официально заключен договор аренды машины;
В договоре аренды должен содержаться пункт, в соответствии с которым все расходы по ремонту, обслуживанию, обеспечению ГСМ ложатся на арендатора.
Если договор является возмездным, то арендная плата также может быть принята арендатором к зачету на основании ст. 346.16 НК РФ в части пункта 1 подпункта 5. Но данное положение не касается ИП в части использования личного транспорта в предпринимательских целях.
Остался еще один вариант использования транспорта компаниями: сотрудник по служебным надобностям ездит на личной машине. Если договора аренды нет, то и принять ГСМ к зачету компания не может. Ей дано право включать в КУДИР только расходы в пределах законодательно указанной нормы на компенсацию сотруднику расходов на амортизацию, бензин и прочее. Основанием для данного действия будет ст. 346.16 НК РФ в части пункта 1 подпункта 12:
При использовании в служебных целях личного автомобиля с объемом двигателя, не превышающим 2 тыс. куб. см, сотрудник может рассчитывать на компенсацию в размере 1200 рублей ежемесячно;
Если объем двигателя превышает 2 тыс. куб. см, то размер компенсации составляет 1500 рублей ежемесячно.
Основанием для определения размера компенсации можно считать Постановление Правительства России №92 от 08.02.2002 года.
Если расходы в действительности превышают означенную сумму, то организация вправе их оплачивать в соответствии с внутренними нормативными актами. Но налоговая инспекция при проверке укажет, что расходы приняты к зачету неправомерно. В КУДИР должны быть обозначены только 1200 или 1500 рублей. Помимо этого, стоит, что данная компенсация обозначена за полный рабочий месяц. Если личная машина использовалась не все дни в рабочих целях, то компенсацию нужно соответствующим образом уменьшить. Основание - письмо Минфина №03-03-01-02/140 от 16.05.2005 года.
Все записи в КУДИР в обязательном порядке подтверждаются соответствующими документами, из которых нужно особо выделить путевой лист.
Все расходы на ГСМ могут быть приняты организацией к зачету только при условии наличия путевых листов, подтверждающих, что автотранспорт действительно передвигался за пределами территории предприятия по определенному маршруту. Для каждой машины путевой лист выписывается индивидуально на срок, не превышающий один календарный месяц.
Предприятия, занимающиеся автоперевозками в качестве основного вида деятельности, обязаны использовать унифицированную форму, утвержденную Росстатом РФ. Остальным предоставлено право, как использовать унифицированную форму, так и собственную при условии наличия всех необходимых граф.
Не менее важны для подтверждения целевых расходов на ГСМ и первичные документы. К ним относятся: товарные и кассовые чеки, платежные поручения, подтверждающие оплату по безналичному расчету. Если оплата производилась с корпоративной карты через терминал, то прикладывается соответствующая выписка. Вид документов зависит от формы оплаты, типа АЗС и иных факторов.
Если ГСМ закупается в организации не централизованно, а приобретается через подотчетных лиц по мере надобности, то обязательным документом является авансовый отчет, заполненный водителем и утвержденный должностным лицом, имеющим соответствующие полномочия. К авансовому отчету в обязательном порядке подшиваются все документы, подтверждающие расходы.
Для того, чтобы избежать лишних вопросов при проверке о наличии или отсутствии нормирования ГСМ на предприятии, лучше заранее заготовить приказ за подписью руководителя, в котором в произвольной форме будет указано, производит ли предприятие нормирование ГСМ или принимает к зачету все фактически понесенные расходы.
В конце данной статьи нужно еще раз указать наиболее важные моменты:
1. предприятие вправе самостоятельно решать, нормировать ли расходы на ГСМ или списывать в полном объеме. Исключение - компании, занимающиеся автомобильными перевозками;
2. если предприятие приняло решение нормировать расходы на ГСМ, то для пересмотра норм в течение года должны быть веские основания. Такое изменение лучше закрепить приказом за подписью соответствующего должностного лица;
3. расходы на ГСМ можно нормировать в зависимости от периода года: лето, зима;
4. если по вине водителя обозначен явный перерасход ГСМ, то из заработной платы можно удержать не более одного среднемесячного заработка. Сделать это можно только на основании решения созданной комиссии, и если с момента, как перерасход выявлен. Если прошло больше месяца, или сумма ущерба превышает размер среднемесячного заработка, то удержание возможно только по решению суда.
Может ли индивидуальный предприниматель на УСН с объектом «доходы минус расходы» включить в расходы стоимость личного автомобиля, а также затраты, связанные с его использованием (ГСМ, ремонт)? Закон чёткого ответа на данный вопрос не даёт, поэтому обратимся к разъяснениям Минфина и судебной практике.
Автомобиль гражданина.
На возможность учесть стоимость автомобиля в затратах повлияет дата покупки. Если машина приобретена до регистрации гражданина в качестве индивидуального предпринимателя, чиновники, скорее всего, запретят включить её стоимость в расходы. Причина проста: в момент покупки физическое лицо не являлось предпринимателем, поэтому затраты не имели отношения к его коммерческой деятельности (письма Минфина России от 4 апреля 2007 г. № 03-11-05/64, от 4 июля 2007 г. № 03-11-02/210).
Доказать обратное возможно. Так, индивидуальный предприниматель в суде подтвердил свое право учесть стоимость легкового автомобиля. Он оформил приказ, где говорилось, что автомобиль включается в состав основных средств ИП. Машина фактически использовалась в деятельности (путевые листы это подтверждали). В договорах с контрагентами оговаривалось, что вывоз товаров осуществляет сам ИП (постановление ФАС Уральского округа от 25 февраля 2010 г. № Ф09-801/10-С2). Таким образом, обосновав использование личного автомобиля в деятельности, учесть расходы на покупку машины, вполне возможно, даже если она куплена до регистрации ИП.
ИП приобретает автомобиль
Если машина покупается после регистрации в качестве ИП, вопросов со стороны инспекторов будет меньше, но это не означает, что их не будет вовсе.
Включить в расходы стоимость легкового автомобиля предприниматель сможет только в случае, если машина является для него основным средством труда, необходимым для его основной деятельности. Заметим, что для учёта стоимости машины купленной до регистрации в качестве ИП, автомобиль тоже нужно включить в состав основных средств, как поступил бизнесмен в рассмотренном выше судебном споре.
Проще всего, когда бизнес связан с перевозками. Правда, важен вид перевозок. Осуществление грузовых перевозок не предполагает приобретение легкового автомобиля, в свою очередь деятельность по оказанию услуг такси автоматически не обоснует покупку грузового транспорта. Как поступить, если машина не является обязательным инструментом для осуществления деятельности? Можно ли в этом случае отнести её к основным средствам и учесть затраты на её покупку?
Налоговые инспекторы, ссылаясь на письмо Минфина России от 26 марта 2008 г. № 03-04-05-01/79, почти наверняка запретят учесть стоимость машины. В письме говорится: «Легковой автомобиль, используемый индивидуальным предпринимателем для поездок в банк, налоговые инспекции, центры технического обслуживания, к покупателям и поставщикам для заключения договоров, не может быть признан основным средством».
В тоже время существует судебный прецедент, когда предприниматель, специализирующийся на установке металлопластиковых конструкций, включил в состав расходов стоимость личного автомобиля. Машина использовалась в деятельности «для получения заказов, проведения замеров и доставки комплектующих». Инспекторов данный довод не убедил и бизнесмену были начислены штрафы. Однако, все санкции отменил суд. ИП представил в суд путевые листы, где указывались номер и дата выдачи, серия и номер автомобиля, марка, цель поездки, показания спидометра, остаток горючего при выезде и возвращении. На основании сведений путевых листов определялся фактический расход ГСМ по автомобилю (постановление ФАС Уральского округа от 18 октября 2007 г. № Ф09-8532/07-С3).
Заметим, наличие судебного решения в любом из вопросов, не исключает претензий со стороны контролирующих ведомств, но подтверждает наличие возможности доказать в суде свое право учесть расходы. Для этого необходимо запастись документами.
Документы на автомобиль.
Чтобы учесть затраты на покупку машины в расходах, необходимо иметь документы, подтверждающие стоимость автомобиля. Далее, следует включить машину в состав основных средств. Предпринимателю для этого достаточно оформить соответствующий приказ или распоряжение.
Важной составляющей в документальном обосновании станут путевые листы - документы, в которых содержится информация:
О маршрутах поездок (конечно, должен быть зафиксирован предпринимательский характер поездки);
Время выезда и время возвращения;
Показания спидометра.
Ещё одна деталь: в договорах с клиентами, счетах на оплату, других документах и письмах, где вы оговариваете условия сделок и договариваетесь с партнёрами, обязательно стоит упоминать, что доставку, осуществляет сам ИП, переговоры ведутся в офисе партнёра и т.п. Всё это, в дополнение к путевым листам, станет аргументом в пользу того, что машина необходима для осуществления основной деятельности коммерсанта.
Эксплуатация автомобиля.
Чтобы включить в расходы затраты на покупку бензина не обязательно признавать автомобиль основным средством, дата покупки машины также не сыграет роли. Даже если предприниматель не осуществляет транспортные перевозки, он может компенсировать расходы на топливо своего личного автомобиля.
ИП, осуществляющие торгово-закупочную деятельность и использующие личный автомобиль для перевозки товаров, покупку ГСМ включат в состав расходов, непосредственно связанных с продажами, как затраты по хранению, обслуживанию и транспортировке реализуемых ценностей (письмо МНС России от 27 октября 2004 г. № 04-3-01/665@). В иных случаях покупку бензина можно отнести к статье «Расходы на служебный транспорт». Учтите, для включения сумм в расходы, кассовых чеков АЗС будет недостаточно. Вновь понадобятся путевые листы, которые подтвердят характер поездок и их связь с осуществлением деятельности.
При учёте расходов на топливо следует помнить о нормах, установленных Методическими рекомендациями Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р. Контролёры, в случае проверки, непременно обратят на это внимание и запретят учесть расходы на топливо сверх существующих норм.
Что касается иных затрат на эксплуатацию машины, при осуществлении деятельности непосредственно не связанной с перевозками, учесть их в расходах будет затруднительно. Они обязательно привлекут внимание инспекторов. И если расходы на бензин контролёры еще могут «пропустить», то остальные траты, вряд ли останутся без их внимания. Какое решение в подобной ситуации примет суд, предсказать сложно, поскольку встречаются постановления не в пользу ИП. К примеру, ФАС Западно-Сибирского округа в постановлении от 26 февраля 2008 г. № Ф04-1130/2008(973-А45-34) запретил предпринимателю включить в расходы траты, связанные с использованием личного автомобиля. А именно: оплату автостоянки, техосмотра, замену колес, покупку радиатора, приобретение масла, антифриза, охлаждающей жидкости, бензина. Бизнесмен занимался оказанием юридических услуг, для работы арендовал офис. В данной ситуации автомобиль не может рассматриваться в качестве средства труда, поэтому основным средством быть не может. Соответственно, все затраты на содержание, эксплуатацию, ремонт машины, ОСАГО не могут включаться в состав расходов ИП. Затраты никак не связаны с получением дохода от оказания юридических услуг.
Выводы:
- ИП, не занимающийся автоперевозками, учесть в расходах затраты на приобретение автомобиля может, но для этого машину необходимо включить в состав основных средств. Однако это, наверняка, вызовет вопросы налоговых инспекторов. Дополнительные претензии будут, если машина куплена в период до государственной регистрации гражданина в качестве индивидуального предпринимателя.
Затраты на бензин включить в расходы можно, но для этого необходимо обосновать экономическую целесообразность поездок с точки зрения своей предпринимательской деятельности. При этом риск претензий со стороны контролёров не исключен.
Иные затраты, связанные с эксплуатацией автомобиля (мойка, ремонт, стоимость стоянки и др.), в расходы лучше не включать, поскольку это вызовет претензии со стороны контролёров и оспорить их решение в суде не всегда удается.
Не стоит стремиться учесть все расходы, связанные с личным автомобилем, а вот их часть, скажем, только затраты на бензин, вполне можно.
В любом случае, если ИП решит учесть суммы, связанные с покупкой и эксплуатацией легкового автомобиля в расходах, необходимы подтверждающие документы, особое внимание следует уделить путевым листам.
Часто ИП на УСН «Доходы минус расходы» используют личный автомобиль в бизнесе. Разберёмся, можно ли учесть расходы на его покупку и содержание при расчёте налога.
Прежде чем учитывать затраты в расходах УСН, подумайте, как доказать налоговой, что используете автомобиль для бизнеса. Чем дальше ваш вид деятельности от перевозок или разъездов, тем сложнее это сделать.
Случай из жизни: ИП занимается установкой металлопластиковых конструкций и учитывает в расходах стоимость легкового автомобиля, который он, по его словам, использует для «получения заказов, проведения замеров и доставки комплектующих». Налоговая признала это неправомерным, «поскольку предприниматель осуществляет вид деятельности, не относящийся к грузовым и пассажирским грузоперевозкам», доначислила налог, пени и штраф.
Предприниматель начал судиться с налоговой, и суды разных инстанций поддержали его. Запомните ключевые фразы из судебного постановления — пригодятся на случай споров:
Но нельзя надеяться на то, что от налоговой больше не будет претензий. Минфин в письме от 26.03.2008 г. № 03-04-05-01/79 утверждает, что «легковой автомобиль, используемый индивидуальным предпринимателем для поездок в банк, налоговые инспекции, центры технического обслуживания, к покупателям и поставщикам для заключения договоров, не может быть признан основным средством».
Получается, вы рискуете, если учитываете расходы на покупку автомобиля, который необязателен для вашего бизнеса. Доказывать свою позицию, возможно, придётся в суде. Но нет гарантии, что решение суда будет таким же благоприятным.
Ещё раз : сначала решите, сможете ли доказать налоговой пользу личного автомобиля для бизнеса. Для чего вы его используете? Помогает ли он вам получать доходы? Почему вы не можете получать доходы без него? Если вы ответили на эти вопросы и даже отрепетировали ответ вместе с другом-скептиком, можете учитывать расходы на покупку автомобиля в налоге УСН.
Учёт доходов и расходов — это просто!
Попробуйте Эльбу, с нами удобно.
Вы можете включить затраты на эксплуатацию автомобиля — прежде всего, на покупку топлива — в расходы на УСН, если вы ездили на нём по делам бизнеса. Если вы занимаетесь транспортными перевозками, затраты относятся к материальным расходам, а если другим бизнесом — к расходам на служебный транспорт.
Чтобы учесть затраты на покупку бензина, обычных чеков с заправки недостаточно. Нужно подтвердить маршрут поездок — обычно для этого используют путевые листы. Форма путевых листов утверждена только для автотранспортных предприятий. Если у вас другой бизнес, придумайте собственную форму.
Вероятно, что у налоговиков может возникнуть мнение о том, что расходы на топливо ИП должны укладываться в нормы, установленные «Методическими рекомендациями нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», утверждёнными распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 г. № АМ-23-р. Поэтому ИП лучше ознакомиться с этим документом и соотноситься с его нормами.
Учёт в УСН расходов на бензин отстоять проще, чем затраты на его покупку личного автомобиля, но всё же риск спора с налоговой сохраняется. Однажды арбитражный суд запретил учитывать такие расходы ИП-юристу: постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 26.02.2008 г. № Ф04-1130/2008(973-А45-34. Там речь идёт не о налогоплательщике УСН, но аргументы суда универсальны — автомобиль не является основным средством, поэтому затраты на его использование в расходы включаться не должны.
Другие расходы на эксплуатацию, например, на мойку или охраняемую стоянку, ещё с большей вероятностью могут вызвать вопросы налоговой. Поэтому с ними лучше совсем не рисковать.
Любая коммерческая деятельность направлена на получение прибыли, причем по принципу «чем больше – тем лучше». И деятельность индивидуального предпринимателя не исключение, он тоже стремится получить максимальную прибыль, увеличивая доходы и оптимизируя свои расходы. В этой статье мы рассмотрим возможность учета предпринимателем расходов на содержание личного автомобиля при расчете налогов. Иногда автомобиль ИП нужен действительно для бизнеса, а не для понтов и личных разъездов. Можно ли отстоять такие расходы?
Первым моментом, когда индивидуальный предприниматель может учесть «автомобильные» затраты в расходах, является его включение в состав основных средств. Ведь тогда появляется возможность или ежемесячного начисления амортизации (при ОСНО), или включения стоимости машины в состав расходов в первый год ее использования (при УСН).
Только не каждый ИП вправе включить в состав основных средств свой личный автомобиль. Чиновники считают, что основным средством можно признать лишь тот автотранспорт, который непосредственно участвует в получении предпринимателем дохода, например, при осуществлении грузовых или пассажирских перевозок. Если же бизнесмен использует автомобиль как вспомогательное средство (например, для поездок в банк), то он не может быть признан ОС (письмо Минфина России от 26.03.2008г. №03-04-05-01/79).
Но даже если деятельность коммерсанта напрямую связана с использованием данного транспортного средства, возникает новый вопрос – можно ли учесть в расходах стоимость автомобиля, приобретенного ранее регистрации владельца в качестве ИП? Минфин развеял сомнения в своем письме от 06.06.2013г. №03-11-11/164. В нем сказано, что ИП, находящийся на упрощенной системе налогообложения, вправе учесть расходы на приобретение автомобиля в течение первых трех лет применения УСН.
Обратите внимание, в письме была рассмотрена ситуация, когда имели место быть сразу три обстоятельства: приобретение транспортного средства (бензовоза) физическим лицом, впоследствии зарегистрировавшегося в качестве ИП и использовавшего данное средство в своей деятельности. Чиновники квалифицировали покупку бензовоза как операцию, осуществленную в целях предпринимательской деятельности, и признали право ИП учесть данное средство как ОС с последующим включением расходов на его приобретение в расчет единого налога при УСН.
Включение автомобиля в состав основных средств для предпринимателя не составит особого труда – достаточно иметь документы, подтверждающие затраты на его покупку, и приказ или распоряжение о признании его основным средством. Но если при проверке налоговики не согласятся с таким решением, бизнесмену придется отстаивать свою позицию в суде.
Когда предприниматель не хочет рисковать и решает не включать стоимость автомобиля в расходы, как еще он может уменьшить налог при помощи «автомобильных» затрат? Самый простой способ – учесть в расходах стоимость бензина. Но и здесь есть спорный вопрос – нормировать или нет затраты на топливо?
Исторически сложилось мнение, что расходы на ГСМ надо непременно нормировать. Существуют Методические рекомендации Минтранса России от 14.03.2008г. №АМ-23-р, содержащие нормы расхода топлива, а также коэффициенты для различных территорий, времен года и т.д. Данные нормативы изначально разрабатывались для автотранспортных предприятий, но налоговые органы считают их применение необходимым для всех налогоплательщиков.
Если в Рекомендациях вы не нашли норм для своего автомобиля, то можно воспользоваться данными завода-изготовителя или разработать нормы расхода топлива самостоятельно. Но, обратите внимание, в НК РФ нет никаких условий о нормировании расходов на ГСМ, поэтому вы можете от него отказаться. Только в этом случае будьте готовы к судебным разбирательствам с налоговиками.
Минфин подтверждает мнение, что нормировать расходы на бензин не обязательно, как и использовать нормы, установленные Минтрансом (письмо Минфина России от 27.01.2014г. №03-03-06/1/2875).
Суды тоже встают на сторону налогоплательщиков в спорах с налоговыми органами и позволяют списывать в расходы полную стоимость топлива (постановление ФАС Центрального округа от 04.04.2008г. по делу №А09-3658/0729, постановление ФАС Московского округа от 25.09.2007г., 28.09.2007г. по делу №КАА41/986607).
Не зависимо от того, будете вы нормировать затраты на бензин или нет, следует составить решение с перечнем личного имущества, используемого в предпринимательской деятельности. Включив в него автомобиль, вы будете вправе принимать к налоговому учету все экономически обоснованные расходы, связанные с его эксплуатацией.
В случае с обоснованием расходов на топливо одними чеками АЗС не обойтись, придется оформлять и такой документ, как путевой лист. В нем содержится вся информация о маршруте поездки, времени выезда и возвращения, а также показания одометра. Форму путевого листа вы можете разработать самостоятельно, указав обязательные реквизиты, утвержденные приказом Минтранса от 18.09.2008г. №152. Порядок заполнения путевых листов также указан в данном нормативном акте.
Важная деталь: если вы используете личный автомобиль в предпринимательской деятельности, то в договорах, счетах, письмах и прочих документах указывайте тот факт, что доставку, например, осуществляет сам ИП или что переговоры ведутся на территории партнера и т.д. Конечно, это не заменит путевых листов, но будет являться дополнительным подтверждением экономической обоснованности расходов.
В отличие от расходов на ГСМ, расходы на эксплуатацию автомобиля учесть не так просто. Если деятельность предпринимателя напрямую связана с использованием личного транспортного средства, то эксплуатационные расходы будут обоснованы. А вот если автомобиль используется для поездки в офис или в банк, то налоговые инспекторы однозначно не примут расходы на его содержание в качестве уменьшающих налоговую базу.
В судебной практике тоже не все решения выносятся в пользу ИП. Например, ФАС Западно-Сибирского округа не согласился с решением предпринимателя включать в расходы затраты на оплату автостоянки, техосмотра, ОСАГО, приобретение ГСМ (бензина, масла, охлаждающей жидкости) и т.п. (постановление от 26.02.2008г. №Ф04-1130/2008 (973-А45-34)).
Судьи обосновали свое решение тем, что деятельность бизнесмена была связана с оказанием юридических услуг, а личный автомобиль использовался для поездки в офис. Следовательно, затраты на его содержание никак не были связаны с получением предпринимателем дохода от оказания юридических услуг, а значит, не могли включаться в состав расходов.
Итак, «автомобильные» затраты можно включить в расходы и тем самым уменьшить налоги. В частности, у предпринимателя, находящегося на упрощенке, уменьшается единый налог, а ИП, применяющий общий режим налогообложения, может включить эти расходы в состав профессионального вычета по НДФЛ.
Самым «безопасным» для коммерсанта расходом является приобретение ГСМ, поскольку налоговики практически не обращают на него внимания (если все правильно оформлено, конечно). Но надо решить, к какому виду затрат его отнести.
Приобретение топлива для личного автомобиля, используемого в предпринимательской деятельности, связанной с перевозками, можно отнести к материальным расходам (пп.5 п.1 ст.254 НК РФ). Если же деятельность ИП далека от транспортных перевозок, но бизнесмен активно использует свой автомобиль для доставки заказов, деловых поездок и т.д., то затраты на бензин относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (пп.11,12 п.1 ст.264 НК РФ).
В упрощенной системе налогообложения данные виды затрат также включены в закрытый перечень расходов. Поэтому «упрощенцы» в зависимости от вида деятельности могут учитывать расходы на приобретение ГСМ и как материальные (пп.5 п.1 ст.346.16 НК РФ), и как расходы на содержание служебного транспорта (пп.12 п.1 ст.346.16 НК РФ).
О расходах на командировки для ИП, . Можно ли учесть расходы ИП, осуществленные до государственной регистрации, .
"Арсенал предпринимателя", 2011, N 5
Предприниматели часто используют в своей работе собственный или арендованный автомобиль. При этом затраты на ГСМ являются наиболее регулярными. Возможно ли в таком случае учесть в расходах при применении общей системы налогообложения затраты на его обслуживание?
Порядок учета расходов при применении предпринимателем общей системы налогообложения и расчете НДФЛ к уплате прописан в ст. 221 НК РФ.
Расходы на ГСМ при использовании транспорта относятся к материальным расходам (п. 17 Порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей, утвержденного совместным Приказом Минфина России и МНС России от 13.08.2002 N 86н/БГ-3-04/430, далее - Порядок учета доходов и расходов).
Согласно п. 22 Порядка учета доходов и расходов материальные расходы, осуществленные при изготовлении товаров (выполнении работ, оказании услуг), списываются полностью на затраты в части реализованных товаров, выполненных работ и оказанных услуг, а в случае если нормативными актами предусмотрены нормы расхода, то по установленным нормам.
При списании топлива предпринимателю следует руководствоваться Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р "О введении в действие методических рекомендаций "Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте". Данные нормы устанавливаются для каждой модели, марки и модификации эксплуатируемых автомобилей. Они соответствуют определенным условиям работы автомобильных транспортных средств согласно их классификации и назначению и учитывают расход топлива, необходимый для осуществления транспортного процесса. Нормы расхода топлива рассчитаны в соответствии с технологическим процессом перевозок пассажиров и грузов.
В отношении автомобилей, для которых нормы расхода топлива и смазочных материалов не утверждены, при определении норм расхода топлива налогоплательщику следует руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля (Письмо Минфина России от 04.05.2005 N 03-03-01-04/1/223).
По мнению чиновников, при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля необходимо учитывать Нормы расхода топлива, утвержденные Минтрансом. Причем такой точки зрения придерживаются как Минфин в Письмах от 14.01.2009 N 03-03-06/1/6, от 03.09.2010 N 03-03-06/2/57, так и налоговые органы (Письма УФНС России по г. Москве от 03.11.2009 N 16-15/115253, от 13.10.2009 N 16-15/107268).
Следует иметь в виду, что данные Нормы являются для предпринимателей не обязательными к применению. Они могут быть использованы для установления внутренних норм расходования ГСМ как для целей контроля со стороны индивидуального предпринимателя для наемных работников, так и для экономического обоснования понесенных расходов.
Судебная практика. В Постановлении ФАС Центрального округа от 04.04.2008 по делу N А09-3658/07-29 суд, признавая позицию налогового органа неправомерной, указал, что НК РФ не предусмотрено нормирование расходов ГСМ в целях налогообложения прибыли. Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные Минтрансом, на которые ссылается налоговый орган, носят рекомендательный характер. Кроме того, в путевых листах есть все необходимые данные, затраты на приобретение ГСМ подтверждены кассовыми чеками и авансовыми отчетами, поэтому спорные затраты правомерно учитывались налогоплательщиком при исчислении налога на прибыль.
Аналогичная позиция высказана в Постановлении ФАС Московского округа от 28.09.2007 N КА-А41/9866-07.
Согласно п. 1 ст. 221 НК РФ состав расходов, принимаемых к вычету при определении налоговой базы по НДФЛ, определяется налогоплательщиком самостоятельно в порядке, аналогичном порядку определения расходов для целей налогообложения, установленному главой "Налог на прибыль организаций". Следовательно, приведенные выводы судов можно применить и к предпринимателям, уплачивающим НДФЛ с доходов от своей деятельности.
При установлении внутренних норм списания топлива следует учесть, что согласно п. 5 Норм расхода топлива базовый расход топлива может увеличиваться в зависимости от разных обстоятельств, например, времени года, года выпуска автомобиля, использования в автомобиле дополнительных энергозатратных устройств, таких как "климат-контроль", кондиционер. Полный перечень повышающих и понижающих коэффициентов приведен в п. п. 5 и 6 Норм расхода топлива.
Смазочные средства (масла, тормозные жидкости, тосол) списываются также по определенной норме, причем нормы расхода масел установлены в литрах, а нормы расхода смазок - в килограммах. Предельные значения норм эксплуатационного расхода смазочных материалов приведены в Приложении 1 к Нормам расхода топлива.
Нормы расхода масел увеличиваются до 20% для автомобилей, прошедших капитальный ремонт, а также для автомобилей, находящихся в эксплуатации более пяти лет.
Расход тормозных, охлаждающих и других рабочих жидкостей определяется в количестве и объеме заправок и дозаправок на один автомобиль в соответствии с рекомендациями заводов-изготовителей, инструкциями по эксплуатации и т.п.
Для обоснованного включения в себестоимость расходов на содержание производственного транспорта необходимо наличие первичных документов, в том числе путевых листов, на основании которых можно сделать вывод о производственном характере движения транспорта (Постановление ФАС Уральского округа от 28.05.2008 N Ф09-3842/08-С2). Такими первичными документами в данном случае являются путевые листы по формам, утвержденным Приказом Минтранса России N 68 "О введении путевой документации для индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозочную деятельность на автомобильном транспорте", и чеки ККМ, подтверждающие приобретение ГСМ. Требования к оформлению путевых листов также перечислены в Приказе Минтранса России от 18.09.2008 N 152.
По мнению Минфина России, вместо унифицированной формы можно также использовать форму путевого листа, самостоятельно разработанную налогоплательщиком (Письмо Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161). Но она должна содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные Приказом Минтранса России N 152.
Согласно положениям Приказа Минтранса России N 152 путевой лист оформляется на каждое транспортное средство (собственное или арендованное), используемое индивидуальным предпринимателем в своей деятельности.
Он может оформляться на один день или срок, не превышающий одного месяца. При этом путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:
Оформленные путевые листы регистрируются в журнале регистрации путевых листов.
Судебная практика. В Постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 22.04.2009 N Ф04-2285/2009(4825-А27-26) по делу N А27-12960/2008-6 указано, что для признания расходов на приобретение ГСМ необходимо наличие не только кассовых чеков, но и правильно оформленных путевых листов, подтверждающих фактический расход бензина и свидетельствующих о работе транспортного средства на цели производственной деятельности. В Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 03.08.2007 по делу N А56-10097/2005 довод предпринимателя о том, что ненадлежащее оформление путевых листов небезосновательно расценено ИФНС как основание для признания неправомерным занижения предпринимателем НДФЛ и ЕСН на сумму затрат на приобретение ГСМ, со ссылкой на подтверждение соответствующих расходов кассовыми чеками АЗС необоснован, поскольку названные чеки не подтверждают факт использования ГСМ для определенного автомобиля в предпринимательских целях.
В Постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 01.12.2008 N Ф04-7500/2008(16942-А27-37) суд указал, что расходы по ГСМ списываются по километражу, который определяется как разница данных спидометра на момент выезда из гаража и возвращения. Показания спидометра автомобиля при возвращении в гараж, указанные в путевом листе, должны соответствовать показаниям спидометра при выезде из гаража на следующий день. Пройденный за день километраж также отражается в путевом листе. В связи с этим путевой лист, в котором отсутствуют показания спидометра и маршрут, не может подтверждать расходы по списанию ГСМ (см. также Постановления ФАС Центрального округа от 18.04.2008 по делу N А36-3124/2006, ФАС Северо-Западного округа от 20.05.2010 по делу N А05-15073/2009).
Ю.Суслова
ООО "Аудит Консалт Право"
